Manajemen: Procrastination

Procrastination adalah prilaku menunda pekerjaan/aktivitas yang seharusnya dikerjakan, Banyak orang terjebak dalam perilaku menunda yang menyebabkan mereka kepayahan dalam mengelola waktu. Akibat dari procrastination adalah terlambatnya suatu pekerjaan, bahkan tidak selesai sama sekali.

Pada umumnya terdapat tiga alasan yang menyebabkan terjadinya procrastination:

1. Tugas yang tidak menarik/menyenangkan
2. Takut akan kegagalan
3. Tidak tahu memulai darimana

Tugas yang tidak menarik

Tidak dapat dipungkiri bahwa rasa tidak tertarik pada suatu tugas akan menyebabkan seseorang enggan mengerjakan tugas tersebut. Sehingga, bila manajer tidak secara provokatif mengendalikan karyawan akan menyebabkan pekerjaan tidak selesai tepat waktu. Meskipun demikian, terdapat beberapa strategi dalam menghadapi tugas yang tidak menarik, diantaranya:

• Delegasikan bila memungkinkan: Bila seseorrang karyawan enggan melaksanakan tugas tersebut, langkah yang menguntungkan seluruh pihak adalah dengan mendelegasikan tugas tersebut pada orang lain yang bersedia untuk menyelesaikannya. Pilihan ini lebih baik bila memang terdapat orang lain yang dapat melaksanakan tugas tersebut, sekaligus untuk menghindari buruknya hasil kerja yang diakibatkan oleh rasa keterpaksaan dari karyawan yang enggan mengerjakannya.
• Apabila tidak ada seorangpun yang dapat didelegasikan, maka mau tidak mau dia harus mengakui bahwa itu adalah penyebab terjadinya penundaan, dan mau tidak mau harus diselesaikan, sehingga manajer berperan untuk menumbuhkan rasa tanggung jawab di hati karyawannya, agar mau melaksanakan pekerjaannya dengan baik untuk menghindari masalah dikemudian hari.
• Pada saat tugas yang tidak menyenangkan diberikan pada kita, dan harus diselesaikan segera, pikirkanlah kesenangan atau ketenangan yang akan dirasakan bila tugas tersebut selesai. Atau buatlah sejenis reward kecil pada diri sendiri apabila tugas tersebut selesai dikerjakan, misalnya, mengambil cuti untuk berlibur bila tugas tersebut selesai.
• Buat jadwal untuk mengerjakan tugas tersebut di waktu yang tidak mungkin diubah (misalnya pagi sebelum meeting, karena harus selesai sebelum meeting). Keputusan tersebut memaksa diri sendiri untuk menyelesaikan secepat mungkin karena ada jadwal penting lainnya untuk dipenuhi.

Takut Gagal (Fear of Failure)

Takut gagal merupakan kewajaran dalam diri seorang manusia, karena akan menimbulkan trauma tertentu bila pekerjaan tersebut gagal. Karena seringkali kegagalan tidak hanya membuat orang takut menghadapi kerugian, melainkan juga kehilangan reputasi. Namun, cara terbaik mengatasi kegagalan adalah dengan menghadapi secara langsung. Tentu saja, seluruh risikonya harus diperhitungkan, terlebih dahulu untuk meminimalisir kerusakan yang ditimbulkan, persiapan yang matang dan terencana akan mengurangi perasaan takut gagal karena memberikan sedikit gambaran akan keberhasilan. Selain itu, pikirkan segala sesuatu yang dapat membantu untuk menyelesaikan tugas tersebut, peralatan apa yang dibutuhkan, pelatihan apa yang harus dijalani, bagaimana pengalaman perusahaan lain saat menghadapi situasi serupa, dan langkah-langkah pendukung keukuatan lainnya.

Tidak tahu harus memulai darimana

Terkadang, karena banyaknya tugas yang dibebankan kepada seseorang, menimbulkan rasa bingung karena tidak tahu tugas apa terlebih dahulu yang harus diselesaikan. Untuk mengatasi kebingungan tersebut, terdapat beberapa strategi yang dapat dipilih saat menghadapi tipe situasi ini:

• Mulai dari tugas yang dianggap termudah untuk diselesaikan apabila seluruh pekerjaan memiliki waktu tenggat yang seragam. Sembari mengerjakan pekerjaan yang mudah, dapat di barengi dengan melakukan pekerjaan mudah lainnya. Terkadang pekerjaan yang banyak yang dibebankan kepada kita, merupakan pekerjaan sederhana yang sudah kita kuasai, namun karena jumlah tugas yang banyak membuat pekerjaan tersebut membingungkan. Dengan memulai dari menyelesaikan pekerjaan sederhana, akan memotivasi kita untuk mengerjakan tugas berikutnya.
• apabila masih dibingungkan dengan variasi tugas, maka mulailah dari manapun! Karena setelah memulai, jalan untuk mengerjakan tugas berikutnya akan tercipta dengan sendirinya. Saat memegang mouse komputer, mulailah dengan tugas yang ada hubungannya dengan komputer.
• Atau opsi lainnya, uraikan tugas tersebut terlebih dahulu menjadi tugas-tugas kecil yang spesifik, sehingga pekerjaan dapat dimulai dengan tugas spesifik pertama, dan tugas selanjutnya sesuai dengan urutan yang sudah dibuat.

Mengoptimalkan bantuan

Tidak dapat dipungkiri bahwa masih banyak kesulitan yang dihadapi oleh manajer dalam mengelola waktu, terutama disebabkan oleh keterbatasan pengalaman dan keahlian. Sehingga, tidak ada salahnya meminta bantuan pihak-pihak yang ahli dibidang tugas tersebut, banyak perusahaan besar meminta jasa konsultan untuk menangani perkara perusahaan yang berisiko tinggi bila gagal dalam membuat keputusan akibat kurangnya sumber daya yang dimiliki. Sehingga membantu memberikan gambaran pada manajer dalam mengelola penjadwalan waktu pelaksanaan seefisien mungkin dan menghindari pemborosan waktu dan energi.

Dalam perusahaan, baik manajer maupun karyawan dapat melakukan inisiatif untuk mencari cara-cara baru dalam menyelesaikan tugas dengan lebih cepat. Oleh karena itu, manajer perlu bersikap terbuka pada setiap masukan supaya waktu kerja dapat dimanfaatkan lebih optimal. Manajemen waktu dapat dimulai dari hal-hal sederhana, melakukan rapat melalui teleconference daripada menunggu seluruh manajer agar dapat meluangkan waktu dalam satu ruangan. Atau mengirimkan undangan rapat via email daripada menggunakan jasa kurir untuk menghemat waktu dan biaya. Dan masih banyak kegiagatan sederhana lainnya.

Banyak perusahaan besar yang dapat bertahan hingga sekerang karena mampu menemukan cara-cara baru untuk mengurangi waste. 

Manajer bebas untuk melakukan beragam aktivitas yang disesuaikan dengan situasi perusahaan untuk menemukan cara-cara baru dalam mengoptimalkan waktu penyelesaian kerja untuk mengningkatkan produktivitas.